Verwaltungsfunktionen: Mit der Digitalisierung Schritt halten?

Ein struktureller Wandel in den Verwaltungsberufen

Im Laufe des letzten Jahrzehnts, die Verwaltungsfunktionen haben einen bedeutenden Wandel erfahren, der durch die Digitalisierung, die Automatisierung von Prozessen und die Integration digitaler Tools in die täglichen Aufgaben vorangetrieben wurde. Während diese Berufe traditionell mit sich wiederholenden Tätigkeiten (Dateneingabe, Ablage, Papierarchivierung) verbunden waren, erfordern sie heute ein viel breiteres Spektrum an Kompetenzen., technische und analytische Verfahren.

Diese Veränderung ist auf mehreren Ebenen sichtbar:

• Automatisierung sich wiederholender Aufgaben : Viele Aufgaben wie die Dateneingabe, die Erstellung von Dokumenten oder die Planung werden heute durch spezielle Software automatisiert.

• Elektronische Dokumentenverwaltung : Papierarchive werden durch digitale Speicher- und Suchsysteme ersetzt, die Kompetenzen in den Bereichen Organisation und Informationsmanagement erfordern.

• Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit : Messaging-Tools, kollaborative Plattformen und gemeinsame Arbeitsumgebungen sind mittlerweile zum Standard geworden.

Beschäftigung und Umwandlung von Kompetenzen

Die Digitalisierung der Verwaltungsfunktionen beschränkt sich nicht nur auf eine Änderung der Methoden: Sie verändert auch grundlegend die von den Fachkräften geforderten Kompetenzen.

Grundlegende digitale Kompetenzen in Europa (2023) in % der Erwachsenen (16–74 Jahre)

 Quelle: Eurostat, Digitalisierung in Europa 2024 Europäische Kommission

Nur 56 % der Erwachsenen in Europa verfügen über grundlegende digitale Kompetenzen. Die Unterschiede zwischen den Ländern sind erheblich: In einigen Ländern liegen die Werte bei über 80 %, in anderen hingegen unter 30 %. Diese Diskrepanz zeigt, dass viele Verwaltungsangestellte Gefahr laufen, die für die aktuellen Anforderungen unverzichtbaren digitalen Werkzeuge nicht zu beherrschen.

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in digitalen Kompetenzen (IKT) schulen 
Vergleich zwischen Großunternehmen und KMU (2024)

Quelle: Eurostat, Digitalisierung in Europa 2025 Europäische Kommission[/caption]

Betrachten wir den Ausbildungsmangel in Unternehmen, insbesondere in KMU. Während die Nachfrage nach digitalen Kompetenzen steigt, bietet eine Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen ihren Mitarbeitern nicht genügend Schulungen an, was zu einem technologischen Rückstand in ihren Verwaltungsfunktionen führen kann.

Diese Daten unterstreichen, dass die Beherrschung digitaler Tools und der Zugang zu Fortbildungen zu entscheidenden Herausforderungen für Verwaltungsfachleute werden. Sie leiten den nächsten Abschnitt ein, in dem Folgendes näher erläutert wird die Kompetenzen, die heute für den Erfolg in einer digitalisierten Arbeitswelt unerlässlich sind.

Fähigkeiten, die für Verwaltungsfachleute heute unverzichtbar sind

– Beherrschung fortgeschrittener digitaler und Büro-Tools
Die bloße Beherrschung der grundlegenden Software reicht nicht mehr aus. Von Fachleuten wird erwartet, dass sie in der Lage sind, Tools für die Zusammenarbeit, Lösungen für die elektronische Dokumentenverwaltung, Cloud-Plattformen und erweiterte Datenverarbeitungsfunktionen.

– Dokumentenmanagement und Informationsverwaltung
Die elektronische Archivierung, Indexierung und Strukturierung von Dokumenten werden zu Schlüsselkompetenzen. Diese Fähigkeiten entsprechen den steigenden Anforderungen an die Konformität, Sicherheit und Zugänglichkeit von Informationen.

– Prozessautomatisierung
Die Fähigkeit, Automatisierungstools (z. B. Makros, einfache Software-Roboter oder Funktionen von’KI) ist nun ein Unterscheidungsmerkmal, das die Produktivität und den strategischen Wert der Verwaltungsfunktion steigert.

– Analytische und adaptive Fähigkeiten
Im digitalen Zeitalter sind die Fähigkeit, Daten zu analysieren, Lösungen vorzuschlagen und sich an schnell verändernde Umgebungen anzupassen, von großem Wert. Diese Kompetenz ist nicht nur technischer Natur, sondern auch kognitiv und strategisch.

Herausforderungen: Risiken, Chancen und berufliche Perspektiven

Die Digitalisierung verändert nicht nur die Aufgaben, sondern auch den erwarteten Mehrwert der Verwaltungsfunktionen:

• Risiko der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben : Bestimmte Arbeitsplätze sind anfälliger dafür, im Zuge des technologischen Fortschritts zu verschwinden oder sich radikal zu verändern.

• Erstellung hybrider Rollen : Durch die Automatisierung wird Zeit für höherwertige Aufgaben wie Projektmanagement, Prozessanalyse oder abteilungsübergreifende Koordination frei.

• Stärkung der interdisziplinären Zusammenarbeit : Verwaltungsfachleute werden oft zu «Brücken» zwischen technischen und operativen Abteilungen, was eine reibungslose Kommunikation und erhöhte organisatorische Fähigkeiten erfordert.

In Weiterbildung investieren, um relevant zu bleiben

Die Digitalisierung verwandelt Verwaltungsfunktionen in Rollen mit höherer Fachkompetenz und strategischem Einfluss. Der Umgang mit fortschrittlichen digitalen Tools, die Organisation und Analyse von Informationen sowie die Automatisierung von Prozessen werden unerlässlich.

Ausbildung in fortgeschrittene Büroautomation und in künstliche Intelligenz Die Anwendung von Informatik auf Verwaltungsaufgaben ist eine entscheidende Investition, die es ermöglicht, sofortige operative Kompetenzen zu erwerben und Entwicklungen in diesem Berufsfeld besser zu antizipieren.