Mit Überzeugung verhandeln: Erfahrungsbericht eines Fachmanns für Einkauf und Handelspartnerschaften

Können Sie uns erzählen, wie Sie in die Welt der Verhandlungen gekommen sind? Gab es einen entscheidenden Moment in Ihrer Laufbahn?

Als Kind und später als Teenager, auf der Suche nach Taschengeld, um meine Leidenschaft für das Skifahren zu finanzieren, habe ich viele kleine Jobs auf eigene Faust und für verschiedene Händler angenommen. Schon in jungen Jahren erschien mir Verhandlungsgeschick unverzichtbar. So fing alles an. Mit einem spannenden Beruf im Bereich Grafikdesign ausgestattet, verschafften mir Abendkurse die für meinen beruflichen Aufstieg unverzichtbare Ausbildung und verschafften mir den Einstieg. Da ich nun handlungsfähig war, beschloss die Geschäftsleitung, mir die Verantwortung für den Einkauf, die Überwachung der Rohstoffbestände und die Gebäude des Unternehmens zu übertragen. Das war der entscheidende Moment.

Was war Ihre denkwürdigste Verhandlung und warum hat sie Sie so beeindruckt?

Die Verhandlungen, die Spuren hinterlassen, betreffen im Wesentlichen Reklamationen zur Qualität des Rohmaterials. Die fehlerhafte Herstellung des Kartons (Mottling/Marmorierung) auf der Oberfläche beeinträchtigt die Druckgeschwindigkeit erheblich, sodass eine Sortierung oder ein Neudruck erforderlich ist. Durch den teilweise erheblichen Zeitverlust entstehen hohe Produktionskosten. Obwohl wir trotz wiederholter Nachfragen keine Antwort vom Lieferanten erhalten, willigt dessen Geschäftsführer schließlich ein, mich mehrere Monate später an unserem Standort zu treffen. Unsere technische Leitung, die von der Angelegenheit betroffen ist, ist ebenfalls anwesend. Der Geschäftsführer des Lieferanten: “Herr, wenn es sein muss, bleibe ich drei Tage hier (...)”. Da ich nicht über das Budget für seine Unterbringung verfüge, versichere ich ihm, dass die Angelegenheit entgegen seiner Behauptung schneller geklärt sein wird, als er glaubt. Mit stichhaltigen Argumenten und unwiderlegbaren visuellen Beweisen sowie einer Aufstellung der verlorenen Produktionskosten kommt nach drei Stunden Verhandlungen alles zu unserer großen Zufriedenheit in Ordnung.

In einem anderen Fall, der dieselben von einem schottischen Lieferanten beanstandeten Ursachen betraf, kam dieser am nächsten Tag in die Schweiz und stellte die mangelhafte Ausführung sofort und mit eigenen Augen fest, wodurch der Konflikt sofort beigelegt wurde. Die sofortige Herstellung und der Versand einer neuen Notproduktion mit Ausgleich der verlorenen Produktionskosten wurde akzeptiert.

Manchmal muss man Himmel und Erde in Bewegung setzen, um sich Gehör zu verschaffen, trotz des Imageschadens, den manche Lieferanten durch Leugnen der Tatsachen verursachen. Diese sind legitim und leicht nachzuweisen ... und letztendlich lässt sich alles schnell regeln. Einige wenige Hersteller schützen ihre Geschäfte mit einer manchmal böswilligen Haltung, die es energisch zu bekämpfen gilt. Durch interne Abstimmungen, das Sammeln von Beweisen, die Berechnung der erlittenen Verluste und die dafür erforderliche Energie bleibt immer eine deutliche Spur zurück. 

Im Gegensatz dazu sind die laufenden Verhandlungen unter Berücksichtigung der Marktpreise, des Wettbewerbs, der Qualität des Trägers, der Menge oder der Tonnage mit der Qualitätszertifizierung seriöser Lieferanten in der Regel eine einfache, attraktive Angelegenheit, die Ihnen große berufliche Zufriedenheit verschafft. 

Was sind Ihrer Erfahrung nach die unverzichtbaren Eigenschaften, die einen guten Verhandlungsführer von einem ausgezeichneten unterscheiden?

Ehrlichkeit, Aufrichtigkeit und Unbestechlichkeit. Perfekte Kenntnis der Marktpreise und insbesondere der Qualität der angebotenen Produkte. Aufbau eines privilegierten Netzwerks von reaktionsschnellen, engagierten, schnellen und effizienten Lieferanten, die organisiert sind und Termine einhalten. 

Persönliches Engagement und uneingeschränkte Verfügbarkeit sowohl intern als auch extern. Ständiger Dialog mit den Bereichen Technik, Vertrieb und Finanzen. Hohe persönliche Ansprüche, auch gegenüber den Lieferanten. Partnerschaft gepaart mit Gefühl, Instinkt und einer natürlichen Verbundenheit führen zu Vertrauen. Die Zertifizierung von Produkten und die ständige Bewertung von Lieferanten sind ein notwendiges Arbeitsinstrument. Schließlich braucht es Zeit, sich mit herausragenden Lieferanten zu umgeben. Sie führen Sie zum Erfolg.

Wie haben Sie Momente des Zweifels oder des Scheiterns in Ihrer Karriere als Verhandlungsführer überwunden?

Man muss an sich glauben und eine ausgezeichnete mentale Verfassung haben. Der persönliche Instinkt, die Kenntnis der Produkte und Marktpreise, das berufliche Bewusstsein, das Engagement, die Vorbereitung und die Leidenschaft für den Beruf sind alles Faktoren, die Sie vor Zweifeln und Misserfolgen schützen.

Der Leistungssport lehrt Sie, zunächst gegen sich selbst anzutreten und dann gegen Ihre Rivalen zu gewinnen oder zu verlieren. Diese Erfahrung (in mehreren Sportarten) lehrt Sie, auch die schwierigsten Situationen zu meistern. 

Nicht zweifeln, “spüren” und mögliche Misserfolge, die sich abzeichnen könnten, durch Arbeit umgehen.

Eine notwendige berufliche Umorientierung gab mir die Möglichkeit, meine Karriere mit einer Ausbildung und einem Abschluss in Unternehmensführung neu zu starten. Diese Qualifikation ermöglichte mir einen Neuanfang in den Bereichen Einkauf, Marketing und Kommunikation. Niemals aufgeben und weiter lernen und unternehmen. 

Könnten Sie uns eine Technik oder einen Ansatz verraten, der Ihnen besonders gut gelungen ist und den Sie regelmäßig anwenden?

Den Dialog mit den Verkäufern (intern und extern) fördern. Sie zu vollwertigen Partnern machen. 

Ein großer Verlag druckte im Ausland (aufgrund von Wechselkursschwankungen und hohen Arbeitskosten in der Schweiz). Nach sechs Wochen zäher Verhandlungen, um den Preis für das hochwertige Papier, das das Herzstück seiner Werke bildet, zu senken, haben wir dem Verlag eine Sammelauflage mehrerer Werke vorgeschlagen, die im Laufe der Zeit erneuert werden sollten. Wir haben die unmögliche Herausforderung gemeistert, den Kunden und seine Werke zurückzugewinnen! 

Indem wir den Lieferanten auf das Ziel der gewünschten Preissenkung aufmerksam machen, aber auch den Buchbinder und bei unserer eigenen sorgfältigen Vorberechnung der Arbeit, zahlt sich diese Technik aus. Es geht darum, die kommerziellen Bemühungen zu bündeln und den Kunden einzubeziehen, der darin sein Interesse findet.

Diese Flexibilität fördert das Geschäft. Bei wichtigen Märkten ist sie für alle von Vorteil. Man muss offen für andere sein, Mut zeigen und dokumentieren. Das ist eine erfolgreiche Einstellung für alle, die sich mit Partnern umgeben, die sich für die geschäftliche Sache engagieren und zuverlässig sind.

Wie hat das Verhandeln Ihre Herangehensweise an Herausforderungen in Ihrem Privatleben verändert?

Die Ausübung eines Berufs ist eine langfristige Ausbildung. Sie verändert, verfeinert, perfektioniert und erweitert Ihre intellektuellen Fähigkeiten. Sie gibt Ihnen Selbstvertrauen in alles, was Sie unternehmen. In Verbindung mit Willenskraft und einem flexiblen, aber starken Charakter sind all diese Fähigkeiten ein großer Vorteil für Ihre persönliche Zukunft. Die Interaktion mit unseren Partnern, Lieferanten und Arbeitskollegen (Technik, Finanzen, Verwaltung, Geschäftsleitung, Abteilungsleiter usw.) bereichert Sie in bedeutender und sehr gewinnbringender Weise.

Wenn Sie heute noch einmal von vorne anfangen müssten, was würden Sie anders machen?

Die Jugend und meine vielfältigen Verpflichtungen im Leben haben mich das Wesentliche gelehrt: Demut, Respekt gegenüber anderen, Fleiß, Willenskraft und qualitativ hochwertige Arbeit im Zusammenhang mit der Weiterbildung.

Jedes Leben ist verbesserungsfähig. Je weiter man voranschreitet, desto mehr wird einem bewusst, dass man eigentlich nicht viel weiß. 

Wenn ich noch einmal von vorne anfangen könnte, wären ein gründliches Studium der Fächer, die meine Zukunft bestimmen werden, eine intensive Ausbildung und ein konsequenter kultureller Ansatz meine Prioritäten. Ich würde meinem lieben Gehirn das Leben schwer machen, von dem ich bedaure, nur 10 % seiner gesamten Fähigkeiten gefordert zu haben... Ich glaube zu wissen, dass ich damit nicht allein bin.