Personalwesen und künstliche Intelligenz: Angesichts der administrativen Überlastung in Unternehmen kann KI nicht alles leisten. Sie übernimmt Aufgaben, die Menschen nicht mehr erledigen sollten.

Können Sie uns Ihren Werdegang vorstellen und uns erzählen, was Sie dazu bewogen hat, sich mit der Schnittstelle zwischen Personalwesen und künstlicher Intelligenz zu beschäftigen?

Gerne. Mein Werdegang ist in erster Linie der eines Mannes aus der Praxis. Ich habe jahrelang als Personalchef im operativen Geschäft gearbeitet, bevor ich größere Transformationsprojekte leitete. Und auf diesem Weg hat sich in mir eine Überzeugung herausgebildet: Die Personalabteilung ist der eigentliche strategische Motor eines Unternehmens. Dennoch stieß ich immer wieder auf eine Frustration. Ich sah zwei Dinge: Auf der einen Seite unglaublich talentierte HR-Teams, die ihre Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbrachten und der Zeit hinterherliefen, anstatt sie zu investieren. Auf der anderen Seite traditionelle Tools, die der Komplexität der heutigen Karrieren und Organisationen nicht mehr gerecht wurden. Wir navigierten ein wenig auf Sicht. Diese Diskrepanz brachte mich zur künstlichen Intelligenz, nicht als Wunderlösung, sondern als Hebel, um unsere kollektive Intelligenz zu steigern und der Personalabteilung wieder die Mittel für ihre strategischen Ambitionen zu geben.

Was genau meinen Sie, wenn Sie von “KI-gestützten HR-Lösungen” sprechen? Inwiefern unterscheiden sich diese von einer einfachen Digitalisierung der HR-Tools?

Der Unterschied ist grundlegend. Er entspricht dem zwischen einer alten Straßenkarte und einem modernen Navigationsgerät. Bei der Digitalisierung wird die Papierkarte einfach auf einen Bildschirm übertragen. Das ist praktischer, aber Sie folgen einem vorgegebenen Weg. Künstliche Intelligenz hingegen ist Ihr Navigationsgerät. Es zeigt nicht nur die Karte an, sondern analysiert auch den Verkehr in Echtzeit, schlägt Ihnen Umwege vor, antizipiert Probleme und hilft Ihnen, bessere Entscheidungen zu treffen. Für die Personalabteilung gilt das Gleiche. Einen Lebenslauf zu digitalisieren bedeutet, ihn als PDF in einer Datenbank zu speichern. Durch KI kann dieser Lebenslauf mit uns «sprechen»: Er kann uns verborgene Kompetenzen offenbaren oder uns Entwicklungspotenziale aufzeigen, an die niemand gedacht hätte. Wir sparen nicht nur Zeit, sondern ändern auch unsere Perspektive komplett. Wir wechseln von einer reaktiven Verwaltung zu einer wirklich fundierten Steuerung.

Haben Sie ein konkretes Beispiel, bei dem KI einen echten Mehrwert gebracht hat, beispielsweise bei der Personalbeschaffung, der Arbeitgebermarke oder der Umgestaltung einer Organisation?

Natürlich, und es ist wichtig, über die Personalbeschaffung hinauszuschauen. Ich denke dabei an ein Unternehmen, das ich begleitet habe, wo wir in drei Bereichen des Arbeitsalltags tätig wurden. Zunächst haben wir die Mitarbeitererfahrung verbessert, indem wir die Beantwortung einfacher und häufig gestellter Fragen, wie z. B. Anfragen nach Bescheinigungen oder Urlaubsguthaben, automatisiert haben. Das hat wertvolle Zeit gespart. Dann haben wir die Einarbeitung neuer Mitarbeiter komplett überarbeitet. Schluss mit Standardabläufen: Dank KI konnten wir personalisierte Einarbeitungsprogramme erstellen, die sich an das Profil und den Beruf jedes Einzelnen anpassen. Und schließlich, was vielleicht am faszinierendsten ist, haben wir KI eingesetzt, um dem Unternehmen besser «zuzuhören». Durch die Analyse der Semantik der jährlichen Mitarbeitergespräche konnten wir schwache Signale erkennen, wie z. B. einen Sinnverlust in einem Team oder ein Bedürfnis nach Anerkennung, das nicht klar zum Ausdruck gebracht wurde. Das Ergebnis war, dass sich die HR-Teams auf Aufgaben mit hohem menschlichem Wert konzentrieren konnten: Zuhören, Coaching, Mediation. Die KI hat sie nicht ersetzt, sondern ihnen ermöglicht, ihre eigentliche Arbeit zu tun.

Was sind Ihrer Meinung nach die nützlichsten KI-Tools oder -Anwendungen, um HR-Prozesse (Sourcing, Auswahl, Nachverfolgung) zu verbessern und gleichzeitig mögliche kognitive Verzerrungen und Diskriminierungen zu vermeiden? 

Für mich sind die besten Tools diejenigen, die als Erweiterung der menschlichen Intelligenz fungieren. Ich denke dabei beispielsweise an intelligentes Sourcing, das wie ein Radar nach atypischen Profilen suchen kann, an prädiktive Analysen, die uns auf Kündigungsrisiken aufmerksam machen, oder an Karriereassistenten, die jedem Mitarbeiter helfen, sich beruflich weiterzuentwickeln. Diese Leistungsfähigkeit bringt jedoch auch eine enorme Verantwortung mit sich. Der Einsatz von KI im Personalwesen ohne Schutzmaßnahmen birgt das Risiko, Black Boxes zu schaffen, die lediglich unsere eigenen Vorurteile reproduzieren. Um dies zu vermeiden, ist zunächst einmal vollständige Transparenz hinsichtlich der Funktionsweise der Algorithmen erforderlich. Die zweite goldene Regel ist die systematische Überwachung durch den Menschen: Die Maschine kann Vorschläge machen, aber wichtige Entscheidungen müssen immer von einem Menschen getroffen werden. Und schließlich müssen unsere Tools ständig überprüft werden, um Verzerrungen kontinuierlich aufzuspüren und zu korrigieren.

Was sind die größten Herausforderungen, denen sich die Personalabteilung mit dem massiven Einzug der KI stellen muss, sowohl in technischer als auch in ethischer Hinsicht?

Ich sehe drei große Herausforderungen. Die wichtigste ist nicht technischer, sondern kultureller Natur. Es geht darum, Ängste zu überwinden und ein fundiertes Vertrauen in diese neuen Technologien aufzubauen. Die zweite Herausforderung ist natürlich ethischer Natur: Wir müssen sicherstellen, dass KI ein Faktor für Gerechtigkeit und Inklusion ist und nicht zu einer neuen Quelle der Ausgrenzung wird. Und die dritte Herausforderung, die die Grundlage für alles andere bildet, betrifft die Qualität unserer Daten. Selbst die ausgefeilteste künstliche Intelligenz wird nichts Gutes bewirken, wenn sie mit Daten von schlechter Qualität, unvollständigen oder isolierten Daten gefüttert wird. Das ist die wichtigste Aufgabe für jedes Unternehmen, das ernsthaft in diesen Bereich einsteigen will.

Welchen Rat würden Sie Personalverantwortlichen und Führungskräften geben, damit KI eher als Unterstützung denn als Bedrohung wahrgenommen wird?

Mein Rat wäre, nicht mit großen Reden zu überzeugen, sondern mit Beweisen. Man muss klein anfangen und sich einem konkreten Problem widmen, einem alltäglichen Problem, das jeder kennt. Wichtig ist, die Lösung gemeinsam mit den Teams zu entwickeln, nicht für sie, damit sie sich diese zu eigen machen. Und dann muss man die Auswirkungen messen, nicht in kalten Zahlen, sondern in menschlichem Wert. Erklären Sie, wie die gewonnene Zeit in die Begleitung, das Zuhören oder die Entwicklung von Talenten reinvestiert wurde. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass die Technologie ihnen mehr Macht gibt und es ihnen ermöglicht, den edelsten Teil ihres Berufs besser auszuüben, dann ist sie keine Bedrohung mehr. Sie wird zu dem, was sie immer hätte sein sollen: ein Verbündeter im Dienste des Menschen.