Zeit, Stress, Leistung: Die OPL-Methode, um die Kontrolle zurückzugewinnen

Können Sie sich vorstellen und Ihre Tätigkeit erläutern? 

Ich bin ausgebildete Naturwissenschaftlerin und arbeite seit über zehn Jahren in der Entwicklung von kardiovaskulären Medizinprodukten. Im Jahr 2021 habe ich das Coaching für mich entdeckt und mich in diesen Beruf verliebt. Ich begann eine Reihe von Ausbildungen (Grundstufe und Fortgeschrittene, professionelle IDC- und ICF-Zertifizierung, Coaching in Unternehmen) und bin seit 2023 selbstständiger professioneller Coach. Mein Spezialgebiet ist das Zeitmanagement. Ich helfe Führungskräften (Führungskräften, Unternehmern, Selbstständigen, strategischen Positionen), ihre Beziehung zur Zeit zu verstehen, damit sie ihre beruflichen und persönlichen Prioritäten, ihre Teams und ihren Stress besser managen können. Nicht, um mehr zu tun, sondern um das Wesentliche mit dem angestrebten Qualitätsniveau und dem gewünschten inneren Zustand zu erreichen.

Was sind Ihrer Meinung nach die größten Fehler, die Manager und Führungskräfte im täglichen Umgang mit ihren Prioritäten machen?

Was ich in meiner Praxis beobachte, ist, dass Menschen mit Verantwortung dazu neigen, alle Anfragen anzunehmen, in der Hoffnung, dass die - tatsächliche - Arbeitsüberlastung mit der Zeit abnimmt. Das ist die Falle: Der Stapel neigt dazu, immer größer zu werden. Die Hauptfolge ist die Fokussierung auf die dringlichsten Prioritäten, was zu zwei unterschiedlichen Problemen führt: (1) Stress im Alltag, der sich direkt auf den Körper und die Beziehungen zu anderen - beruflich oder privat - auswirkt, und (2) mangelnde Investitionen und damit mangelnde Fortschritte bei wichtigen langfristigen Projekten, was den Fortbestand eines Teams, einer Abteilung oder eines Unternehmens direkt gefährdet.

Drei weitere häufige Stolpersteine sind die Schwierigkeit, wichtige Aufgaben zu delegieren; die Unfähigkeit, zusätzliche Anforderungen abzulehnen oder zu hinterfragen; die Unwilligkeit, eine schwierige Situation zuzugeben und um Hilfe zu bitten.

Wie kann man berufliche Leistung und Work-Life-Balance miteinander in Einklang bringen, ohne sich zu überfordern oder zu verzetteln?

Aus meiner Sicht gibt es keine allgemeingültige Antwort. Jeder Mensch kann ein für ihn passendes Gleichgewicht (oder mehrere) haben, und dieses entwickelt sich mit uns. Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, drei Dinge festzulegen: Ziele, Prioritäten und Grenzen (O-P-L).

Ziele sind die Richtungen, die eingeschlagen werden sollen, und Prioritäten sind die Mittel, um sie zu erreichen.
Das Auflisten und Priorisieren von Prioritäten - sowohl persönlicher als auch beruflicher Art - ist von entscheidender Bedeutung, denn es ermöglicht uns, uns auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Wo unsere Aufmerksamkeit hingeht, geht unsere Energie hin. Gekoppelt mit dem Ziel ist es ein ständiger Kompass. Wenn wir uns unsicher sind, halten wir inne, analysieren und passen an.
Schließlich sind Grenzen entscheidend, um sich nicht zu verzetteln oder eine Priorität zu vergessen. «Was ist die Grenze, die ich nicht überschreiten möchte?» Ein gut definierter Rahmen beruhigt, denn er verringert die Unsicherheit und damit den Stress, bremst die Verzettelung (Verlassen des Rahmens) und verhindert die Überlastung (Vergrößerung des Rahmens). Ich empfehle, regelmäßig eigene Grenzen zu setzen: Arbeitszeiten, Hausarbeit, Schlafenszeit, minimale Freizeit oder Familienzeit...usw. Ein Trick ist, seinen idealen Tag oder seine ideale Woche zu entwerfen, mit der gewünschten Zeit für jede Aktivität, unabhängig voneinander. Wenn Sie diese Übung zum ersten Mal machen, ergibt die Summe selten weniger als die tatsächlich zur Verfügung stehende Zeit... Dies ist eine hervorragende Grundlage für die Festlegung von Grenzen.

Welche Rolle spielen Stress und Emotionen in unserem Verhältnis zur Zeit, und wie kann man sie besser regulieren, um effizienter zu werden?

Stress, der physiologisch mit einem Cortisol-Peak verbunden ist, ist in der Regel ein Symptom der Angst vor dem, was passieren könnte. Wir stressen uns, weil wir ein Problem antizipieren, dessen Eintreten negative Emotionen auslösen würde, die wir nicht gerne empfinden. Hier sind drei häufige Ängste, die zu Stress führen:

(1) Sichtbares Versagen: «Ich schaffe es nicht rechtzeitig» ;
(2) Verantwortung übernehmen: «Wenn ich mich irre, sind die Konsequenzen enorm» ;
(3) Auswählen (also streichen): «Ich habe zu viele Dinge, ich weiß nicht, wo ich anfangen soll!»

Es gibt natürlich noch viele andere. Am wichtigsten ist es, die Quelle zu identifizieren, indem man sich Fragen stellt wie: «Aus welchem Grund stresse ich mich?», «Was würde mich wirklich stören, wenn es passiert?». Ist der Knoten erst einmal geplatzt, ist es leichter, zu rationalisieren und entsprechend zu handeln. Ist es zum Beispiel in Fall (1) besser, ein qualitativ gutes Ergebnis zu liefern, aber zu spät oder pünktlich, aber unvollkommen? Häufig ergibt sich die Antwort von selbst oder kann mit dem Fragesteller geklärt werden. Ergebnis: Sie heben eine Stressquelle auf. Wenn es mehrere Schichten gibt, kann man diesen Stress wie eine Zwiebel schälen, bis man zu seinem Kern gelangt.

Welche konkreten Praktiken empfehlen Sie in anspruchsvollen Umgebungen (komplexe Projekte, Transformationen, hoher Druck), um die Kontrolle über die eigene Zeit und Wirkung zurückzugewinnen?

Es gibt kein Wunderrezept (das könnte man ja wissen!), aber ich bin davon überzeugt, dass jede Person ein Zeitmanagement entwickeln kann, das ihr entspricht und das sie anwenden möchte. Es gibt viele Gesetze, Theorien oder Methoden des Zeitmanagements. Einige Konzepte sind in einer bestimmten Situation relevant, sollten aber nicht standardmäßig angewendet werden. Wenn die Regel von uns kommt, ist die Wirkung viel stärker.

Mein Rat ist, mit den Grundlagen zu beginnen: Ziele und Prioritäten. Ein Ziel muss präzise, erreichbar, inspirierend, messbar und zeitlich festgelegt sein. Bei einem Coaching kann es vorkommen, dass die Person sich nicht im Klaren darüber ist, was sie will, und die Verwendung eines Tools hilft dabei, die großen Achsen herauszuarbeiten. Anschließend ist es wichtig, seine Prioritäten (4 bis maximal 6) und dann seine Grenzen (minimal und/oder maximal) aufzulisten. Auch hier gibt es im Coaching spezielle Tools für die Prioritäten und Grenzen. Wenn dieser O-P-L-Rahmen (Objectives-Priorities-Limits) in die Praxis umgesetzt, überwacht und regelmäßig angepasst wird, verbessert sich das Zeitmanagement allmählich.

Zu beachten ist, dass ein zu starrer Rahmen nicht für jeden geeignet ist und dass man manchmal kreativ sein muss, um O-P-Ls zu schaffen, die zu einem passen.

Die vierte, eher philosophische Dimension, die den OPLs übergeordnet ist, ist die persönliche Beziehung zur Zeit (PZZ). Anders ausgedrückt: «Was ist Zeit für mich?». Dieses zentrale Element steht in direktem Zusammenhang mit unserer Identität und unseren starken Werten. Es ist eine gründliche Arbeit an sich selbst, die es ermöglicht, dem Zeitmanagement, das man einführt, einen Sinn zu verleihen.

Auch wenn es möglich ist, allein Fortschritte zu machen, ist es eine echte Abkürzung, einen Experten hinzuzuziehen, denn der Veränderungsprozess wird beschleunigt, wir erhalten Feedback, blinde Flecken werden aufgedeckt und die Motivation und das Engagement werden gesteigert. Ja, es gibt einen Preis. Aber wie viel sind verlorene Jahre und die Folgen von täglichem Stress wert?